5 najważniejszych dokumentów pracownika

Witam

Dziś informacje o najważniejszych dokumentach jakie powinny znaleźć się w aktach personalnych każdego pracownika

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością stworzenia szeregu dokumentów, które w razie kontroli należy okazać.   Moim zdaniem jest pięć najważniejszych dokumentów potrzebnych dla nowego pracownika:

• umowa o pracę – niby banał ale trzeba o tym pamiętać
• badania lekarskie – uwaga nie wolno nam dopuścić pracownika do pracy jeśli nie ma badań lekarskich, należy je koniecznie wykonać przed rozpoczęciem pracy
• szkolenie  BHP
• lista obecności – spotkałem się z pracodawcami, którzy o tym zapomnieli
• potwierdzenie wypłat pracownika – może to być potwierdzenie wpłat na konto pracownika lub pisemne potwierdzenie odbioru na liście wypłat.

To nie wszystkie dokumenty. Ale moim zdanie brak choć jednego z nich podczas kontroli to bardzo duży problem dla pracodawcy. Uniknięcie kary w takiej sytuacji graniczy z cudem.

Inne dokumenty niezbędne w aktach osobowych pracownika:

• regulamin pracy lub obwieszczenie pracodawcy. W firmach zatrudniających poniżej dwudziestu pracowników nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy. Może być on zastąpiony obwieszczeniem. Należy pamiętać o obowiązku zapoznania pracownika z tym dokumentem.
• informacja o warunkach zatrudnienia – wynika z kodeksu pracy
  
• oświadczenie o zapoznaniu się pracownika przepisami i zasadami dotyczącymi zajmowanego przez pracownika stanowiska pracy, ryzykiem zawodowym itp.
• zapoznanie pracownika z  prawem dotyczącym równego traktowania kobiet i mężczyzn – można to zrobić na dwa sposoby: powiesić taki wyciąg z kodeksu pracy w widocznym miejscu w zakładzie pracy lub podpisany przez pracownika wyciąg z KP umieścić w teczce akt personalnych

Inną grupę stanowią dokumenty, które wypełniamy w określonych okolicznościach:

• jeśli pracownik będzie otrzymywał wypłaty na konto bankowe należy umieścić w aktach odpowiednie oświadczenie pracownika z numerem jego konta
• dokumenty związane z ciążą oraz rodzicielstwem
• karty urlopowe
• zakres obowiązków pracownika – nie ma obowiązku umieszczania takich informacji ale niektórzy pracodawcy jeśli chcą mieć jasno określone obowiązki pracownika stosują takie dokumenty, lub wpisują zakres obowiązków do umowy o pracę
• umowa o zakazie konkurencji – nie ma obowiązku,
• inne dokumenty pracownika np ukończone kursy, szkolenia, uprawnienia które podnoszą jego kwalifikacje
• pisemne pochwały lub nagany pracownika

O mało co nie zapomniałem. Ale w trakcie kontroli jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że inspektor zapyta o dokument ryzyka zawodowego. Taki dokument należy mieć opracowany na każde stanowisko pracy w firmie. Oczywiście pracownicy powinni się zapoznać (czytaj podpisać) z ryzykiem na swoje stanowisko pracy.

Taka mała uwaga na koniec. Wygląda to na straszną papierologię. Ale na pocieszenie warto zauważyć, że większość tych papierków wykonujemy tylko raz, a  niektóre np. badania lekarskie co kilka lat.

W kolejnych wpisach opiszę w jaki sposób tworzyć i archiwizować poszczególne dokumenty pracownicze. Zapraszam do odwiedzania mojego bloga.