Oświadczenia dotyczące kas fiskalnych

W dniu 1.05.2019 weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816).

Ważną zmianą, którą wprowadza rozporządzenie jest to, że od 1 maja 2019 r. wszyscy operatorzy kas fiskalnych muszą podpisywać oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji. Dotyczy to zarówno nowych pracowników, jak i tych, którzy z kasą pracują już od dłuższego czasu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do omawianego rozporządzenia.

Obowiązek wynika z § 6. pkt 3 i 4

3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

4,Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.

Warto jest mieć takie oświadczenie aby nie narazić się na kary podczas ewentualnych kontroli.

Terminy wykonania oświadczeń dotyczących kas fiskalnych

Minister finansów wyznaczył termin na podpisanie dokumentu do 31 maja 2019 r. dla pracowników, zleceniobiorców czy innych osoby, którzy już prowadzili ewidencję sprzedaży na kasie przed wejściem w życie nowych przepisów. Natomiast osoby, które dopiero rozpoczną pracę z kasą, muszą przekazać podatnikowi podpisane oświadczenie jeszcze przed zaewidencjonowaniem pierwszej sprzedaży.

Mówi o tym paragraf 58 Rozporządzania.

§ 58

Osoba, o której mowa w § 6 ust. 3, która rozpoczęła prowadzenie ewidencji przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, składa oświadczenie, o którym mowa w § 6 ust. 4, do dnia 31 maja 2019 r.

Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji kas fiskalnych znajdziesz tu: 

oświadczenie dotyczące kas fiskalnych 

Co jeszcze znajduje się w Rozporządzeniu.

Rozporządzenie bardzo duklanie opisuje obowiązki użytkowników kas fiskalnych pod każdym względem. Dlatego warto przejrzeć go razie jakichkolwiek wątpliwości. Przypomnijmy najważniejsze sprawy:

Kasy nie ewidencjonują zwrotów i reklamacji towarów i usług.

W przypadku zaistnienia zwrotów towaru sprzedawca jest zobowiązany prowadzić szczegółową ewidencję zwrotów. Ewidencja powinna obejmować:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący, rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Prowadzenie takiej ewidencji może być uciążliwe jednak jest obowiązkowe. Warto zwrócić uwagę na konieczność posiadania protokołu przyjęcia zwrotu podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę. Nigdzie nie pisze, aby nabywca był zobowiązany do pozostawiania swoich danych osobowych. Wymagany jest jedynie jego podpis.

Błędnie wystawiony paragon

Dużo prościej wygląda sprawa błędnie wystawionego paragonu. W tym przypadku nie było wydania towaru klientowi więc nie ma protokołu przejęcia towaru. Najeży jednak prowadzić ewidencję zawierająca informację o:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie

Wydawanie paragonów fiskalnych klientom

§ 6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, …

Ten przepisz jest szalenie ważny dla każdego użytkownika kas fiskalnych. Przestrzeganie tego przepisu jest bardzo łatwe do sprawdzenia i bywa kontrolowane przez przez urzędników skarbowych! Niewydanie paragonu w trakcie transakcji może skończyć się tym, że „klient” wyjmie odpowiednią legitymację i wypisze mandat za nieprzestrzeganie dokładnie tego przepisu.

Tu chciałbym opowiedzieć o wydarzeniu które miało miejsce wczoraj. Pani na kasie w sklepie spożywczym wręcz błagała minie abym przyjął paragon fiskalny aby ona nie dostała mandatu. To tak nie działa. Ze jej strony wszytko było w porządku: towar został nabity na kasę, paragon podany klientowi podczas transakcji czyli wszytko zrobiła dobrze. Klient nie ma obowiązku odebrania paragonu. W takim wypadku można go spokojnie wyrzucić. 

Inne obowiązki użytkowników kas fiskalnych

• Obowiązkowe jest wystawianie raportów dobowych – po zakończeniu sprzedaży za dany dzień. Trzeba sobie zbierać wydruki raportów dobowych aby je mieć na wypadek kontroli. 
• Obowiązkowe jest również wystawianie raportów miesięcznych w terminie do 25 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.  

Przeglądy techniczne kas fiskalnych

Ten problem reguluje paragraf 54 rozporządzenia:

§ 54. 1. Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

Pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingul ub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji Obowiązkowego przeglądu technicznego, nie dokonuje się w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej (i nie ma tym okresie sprzedaży). Obowiązkowego przeglądu technicznego w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Na szczęście bardzo często firmy handlujące kasami, zajmują się równocześnie serwisem i potrafią sam przypominać o koniecznych przeglądach. (Warto wybrać dobrego sprzedawcę, nie szukać najtańszej kasy w internecie). 

Zakończenie

Omówiłem te elementy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych, które uważam za najważniejsze. Jeśli ktoś chce więcej szczegółów zapraszam bezpośrednio do rozporządzenia, które znajdzie pod adresem: 

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20190000816/O/D20190816.pdf

Myślę, że niektóre sprawy ujęte w tym przepisie, na przykład oznaczenia literowe stawek VAT należy zostawić serwisantom.