Codzienne korzystanie z kasy fiskalnej

Kasa fiskalna codzienne obowiązki użytkowników

To kolejny artykuł na temat urządzeń fiskalnych. Dziś opowiem o codziennym korzystaniu z kasy fiskalnej. Wiem, że początki często bywają trudne. Człowiek nie wie podstawowych rzeczy. Ktoś kto ma kasę na przykład jeden tydzień ma prawo nie wiedzieć.  Ten artykuł jest napisany pod wpływem najczęściej zadawanych pytań przez nowych użytkowników urządzeń fiskalnych.

 

1. Przypominam o konieczności nabijania każdej sprzedaży na kasę.

Należy nabijać każdą sprzedaż dla klientów indywidualnych (osobie nie posiadającej lub nie używającej NIP-u)

2. Paragon fiskalny

Paragon należy wydać osobie kupującej przed zakończeniem transakcji: np. razem z towarem. Najpóźniej wraz z wydaniem reszty. Jest to ważne o tyle, że słyszałem o kontrolerach udających zwykłych klientów, którzy w razie nie otrzymania paragonu lub otrzymania paragonu za późno wystawiali mandaty.  Kupujący nie ma obowiązku zabrania ze sobą paragonu ale musi wyraźnie wyrazić swoją wolę. W takim przypadku wydrukowany paragon ląduje w koszu. Po dokonanej transakcji i tak zostaje ślad w pamięci kasy.

3. Raporty dobowe

W każdym dniu w którym jest sprzedaż na kasę fiskalną należy wykonać raport dobowy.
Raporty dobowe wykonuje się po zakończeniu ostatniej transakcji danego dnia. Najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego (najczęściej kasa sama o tym przypomni).

4. Przechowywanie raportów dobowych

Raporty dobowe należy zbierać i przechowywać do kontroli. Można je wklejać do jakieś zeszytu lub segregatora lub w inne miejsce. W przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego możemy zostać poproszeni o okazanie raportu dobowego z jakiegoś konkretnego dnia. W takim przypadku trzeba umieć znaleźć właściwy raport. Dlatego warto jest zachować porządek.
Jest jeden wyjątek od reguły. Pierwszy raport dobowy należy przechowywać w książce serwisowej kasy fiskalnej. Proponuje przykleić lub przypiąć (np zszywaczem) na stałe by się nie zgubił.

Przypominam, że raporty dobowe należy przechowywać przez pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym upłynął termin płatności podatku. Ponieważ podatki rozliczamy najczęściej w PIT-ach do końca kwietnia następnego roku czyli praktycznie należy przechowywać raporty przez sześć lat.

5. Sprzedaż dla innych firm

Sprzedaż dla firm i innych instytucji, które legitymują się numerem NIP.  Dokumentujemy transakcję fakturą VAT. W tym przypadku nie musimy (choć możemy) nabijać na kasę.

6. A co zrobić jeśli klient chce fakturę

Może zdarzyć się taka sytuacja, ze klient indywidualny chce jednak od nas fakturę. Ma oczywiście do tego prawo. W takiej sytuacji sprzedawca nie może odmówić.

W takich przypadkach moi klienci wykonują następujące czynności:

  • nabijają sprzedaż na kasę – muszą kiedy  jest to klient indywidualny
  • wystawiają fakturę – również muszą – takie prawo
  • wydają oryginał faktury klientowi
  • dołączają do kopii faktury paragon (np. zszywaczem biurowym by się przypadkiem nie pogubiło lub nie wymieszało z innymi fakturami)
  • kopie faktury z paragonem przynoszą do mnie do biura

Chodzi tu o to, żeby nie wliczać dwa razy tej samej transakcji do przychodów klienta. Jeśli mam fakturę z dopiętym paragonem wiem, że faktura jest ujęta w raporcie miesięcznym. Jeśli mam fakturę bez paragonu księguję przychód „osobno” w stosunku do raportu miesięcznego.

7. Raport miesięczny

Wspomniany wcześniej raport miesięczny jest przede wszytkom potrzebny księgowemu. Możemy go wykonać praktycznie w każdej chwili po zakończeniu miesiąca. Jest to podstawa do wyliczenia przychodów i co za tym idzie podatków.

8. Regularne przeglądy kasy

Prawo nakazuje dokonywać przeglądów urządzeń fiskalnych co dwa lata przez posiadających uprawnienia serwisantów.

9. Książka serwisowa kasy

Książka jest bardzo ważnym dokumentem potwierdzającym, że kasa fiskalna działa „legalnie”. Znajdują się tu następujące informacje:

  • określenia modelu i numerów identyfikacyjnych kasy
  • nadany przez Urząd Skarbowy numer ewidencyjny kasy – numer ten należy również umieścić na kasie (ja napisałem niezmazywalnym flamastrem i trzyma się )
  • dane właściciela kasy
  • datę fiskalizacji kasy
  • dane firmy, która dokonała fiskalizacji
  • potwierdzenie przeglądów kasy wykonanych przez właściwy serwis

Prawidłowość tych wszystkich danych może być przedmiotem kontroli Urzędu Skarbowego. Nawet nie chcę myśleć co może się zdarzyć w przypadku zagubienia książki kasy.

Jest jeszcze jedno bardzo często zadawane pytanie. Ale o nim w kolejnym artykule już wkrótce.

Dodaj komentarz