5 najważniejszych dokumentów pracownika

Witam

 

Dziś informacje o najważniejszych dokumentach jakie powinny znaleźć się w aktach personalnych każdego pracownika

 

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością stworzenia szeregu dokumentów, które w razie kontroli należy okazać.   Moim zdaniem jest pięć najważniejszych dokumentów potrzebnych dla nowego pracownika:

  • umowa o pracę – niby banał ale trzeba o tym pamiętać
  • badania lekarskie – uwaga nie wolno nam dopuścić pracownika do pracy jeśli nie ma badań lekarskich, należy je koniecznie wykonać przed rozpoczęciem pracy
  • szkolenie  BHP
  • lista obecności – spotkałem się z pracodawcami, którzy o tym zapomnieli
  • potwierdzenie wypłat pracownika – może to być potwierdzenie wpłat na konto pracownika lub pisemne potwierdzenie odbioru na liście wypłat.

To nie wszystkie dokumenty. Ale moim zdanie brak choć jednego z nich podczas kontroli to bardzo duży problem dla pracodawcy. Uniknięcie kary w takiej sytuacji graniczy z cudem.

Inne dokumenty niezbędne w aktach osobowych pracownika:

  • regulamin pracy lub obwieszczenie pracodawcy. W firmach zatrudniających poniżej dwudziestu pracowników nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy. Może być on zastąpiony obwieszczeniem. Należy pamiętać o obowiązku zapoznania pracownika z tym dokumentem.
  • informacja o warunkach zatrudnienia – wynika z kodeksu pracy
  • oświadczenie o zapoznaniu się pracownika przepisami i zasadami dotyczącymi zajmowanego przez pracownika stanowiska pracy, ryzykiem zawodowym itp.
  • zapoznanie pracownika z  prawem dotyczącym równego traktowania kobiet i mężczyzn – można to zrobić na dwa sposoby: powiesić taki wyciąg z kodeksu pracy w widocznym miejscu w zakładzie pracy lub podpisany przez pracownika wyciąg z KP umieścić w teczce akt personalnych

Inną grupę stanowią dokumenty, które wypełniamy w określonych okolicznościach:

  • jeśli pracownik będzie otrzymywał wypłaty na konto bankowe należy umieścić w aktach odpowiednie oświadczenie pracownika z numerem jego konta
  • dokumenty związane z ciążą oraz rodzicielstwem
  • karty urlopowe
  • zakres obowiązków pracownika – nie ma obowiązku umieszczania takich informacji ale niektórzy pracodawcy jeśli chcą mieć jasno określone obowiązki pracownika stosują takie dokumenty, lub wpisują zakres obowiązków do umowy o pracę
  • umowa o zakazie konkurencji – nie ma obowiązku,
  • inne dokumenty pracownika np ukończone kursy, szkolenia, uprawnienia które podnoszą jego kwalifikacje
  • pisemne pochwały lub nagany pracownika

O mało co nie zapomniałem. Ale w trakcie kontroli jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że inspektor zapyta o dokument ryzyka zawodowego. Taki dokument należy mieć opracowany na każde stanowisko pracy w firmie. Oczywiście pracownicy powinni się zapoznać (czytaj podpisać) z ryzykiem na swoje stanowisko pracy.

Taka mała uwaga na koniec. Wygląda to na straszną papierologię. Ale na pocieszenie warto zauważyć, że większość tych papierków wykonujemy tylko raz, a  niektóre np. badania lekarskie co kilka lat.

W kolejnych wpisach opiszę w jaki sposób tworzyć i archiwizować poszczególne dokumenty pracownicze. Zapraszam do odwiedzania mojego bloga.




Dodaj komentarz

Subscribe to our newsletter

FreshMail.pl
 

Zapisz się do newslettera

FreshMail.pl
 

Subscribe to our newsletter

FreshMail.pl
 

Zapisz się do newslettera

FreshMail.pl
 

Zapisz się na newsletter

FreshMail.pl